PDFとは？

データデザイン

「PDF」とは、アドビが開発した「電子文書」のファイル形式のことです。
PDFはデバイスやOSなどの環境にされず、紙に印刷したようなレイアウトで文書を保存・表示できます。
そのため紙に印刷せずとも、いつでもどこでも表示できるメリットがあります。

PDFとは？

PDFとは、「Portable Document Format（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）」の略で、Adobe（アドビ）社が開発した「電子文書」のファイル形式です。
「Portable Document Format」を日本語に訳すと「携帯しやすい文書フォーマット」となります。ここで「携帯しやすい」というのは、PDFはデバイス（PC、スマホ、タブレットなど）やOS（Windows、macOS）などといった環境に左右されず、紙に印刷したようなレイアウトで文書を保存・表示できるからです。つまり、文書をわざわざ紙に印刷しなくても、いつでもどこでも表示することが可能なのです。
また、メールやチャットなどを利用して簡単に共有することもできます。
なお、PDFファイルは赤と白のアイコン、そしてファイル名の後に付く「.pdf」の拡張子が目印です。

PDFを活用するメリット

PDF　メリット
さまざまな場面においてPDFを活用することで、業務を効率化できる以下のメリットが得られます。

【PDFを活用するメリット】

①さまざまなデバイスやOSでも表示できる。また、クラウドステージに保存すればインターネット環境がある場所であればどこからでもPDFファイルを確認できる。

②さまざまな種類のデータを含むファイルを劣化を防ぎながら圧縮・軽量化が可能。そのためメールの送受信やダウンロードの時間の短縮が可能。

③ビジネスシーンで利用する書類の作成や管理形式をPDF形式で統一することで、管理・検索が容易になる。

④PDFにパスワードを設定することで、ファイルの表示やコピーなどに制限をかけられ、セキュリティ面でも安心。

⑤文書の編集や署名、共有が簡単に行える。

PDF変換に適している文書やシーン

PDF　適した　シーン
ビジネスシーンにおいて、PDFへの変換が好ましい文書や状況は以下の通りです。

・内容を改変されたくない文書（パスワードの設定によりファイルの編集やコピーができないよう、制限がかけられる）

・機密情報を含む文書（特定のユーザーのみに表示、コピーや印刷ができるなどの制限が可能）

・電子帳簿保存法関連の文書（「改正電子帳簿保存法」により、2024年1月から電子取引データの電子保存が義務化。それにともない、PDF化しておけばセキュリティ面でも安心）

・Webサイト上の情報を頻繁に更新したい場合（スピーディに更新する必要がある情報をPDF化しておくことで、だれでも簡単に更新でき効率的）

・情報量が多い文書（PDFは複数の画像や文書をひとつのファイルに結合でき、ファイルを圧縮しても画質が劣化しにくい）

まとめ

今回は、PDFについてご紹介しました。
PDFは、紙に印刷したようなレイアウトで文書を保存・表示・共有が簡単にできる電子文書です。PDFを上手く活用することで、営業活動やさまざまなビジネスシーンでの業務効率化が実現できます。
目的に応じてPDFを活用し、ビジネスを加速化させましょう！

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