挨拶状とは、ビジネスシーンにおいて相手への敬意や感謝の気持ちを表す書状のことです。
ビジネスの世界においては、挨拶状を適切なタイミングで適切な内容で送ることが最も重要なマナーのひとつとされています。
今回は、書き方のマナーや注意点などについても解説していきます。
そもそも挨拶状とは、人事異動や転勤における個人的な報告や、社名変更や会社設立などにおける法人の報告の際に利用される書状です。挨拶状は、日ごろからお世話になっている相手へ、敬意や感謝の気持ちを表わす際に重宝されるツールとなっています。
挨拶状は、メールなどに比べると多少手間はかかってしまいますが、このひと手間や相手を慮る気持ちが目上の人にとって丁寧な印象を持ってもらえます。そして、新たなビジネス転換期に、これまでかかわりを持ってきた方々との関係性をより強くすることも可能となります。
挨拶状は、適切なタイミングで送ることが大切です。
ここでは、企業から送付する場合どのようなタイミングで挨拶状を出すのかということについてご紹介します。
新たに会社を設立したり、開業をした際にはこれまでお世話になった方々へ挨拶状を送りましょう。挨拶状を送ることによって、現状を伝えることができ、今後のビジネスにおいて顧客となってもらえたり、連携ができる機会が得られる可能性が高くなります。
会社設立や開業の挨拶状は、1か月前から、遅くとも1週間前までには相手の手元に届くように送ることがマナーです。というのも、開業などの場合、挨拶状を送ると相手様からお祝いの花などを頂く場合がありますが、期間が短ければ、相手の方を慌てさせてしまいかねません。なお、プレオープンの案内なども兼ねているケースでは、遅くとも2週間前までには送付するように心がけましょう。
事務所を移転した場合には、取引先などに移転の挨拶状を送るのがマナーです。
事務所移転の挨拶状は、移転する1ヶ月前を目安として送付しましょう。なぜなら送付が遅れてしまうと、相手が移転の事実を知らずに旧所在地宛てに郵便物を送ってしまうなど、迷惑をかけてしまうこともあるからです。
社長が交代したときにも、取引先や取引のある金融機関などに挨拶状を送るのがマナーです。また、このような場合には、送付先に漏れがないかどうかも慎重にチェックすべきです。挨拶状の送付をしなかったために、社長が交代したという重要な事実を、別のルートから耳にしてしまうとなれば、今後の取引に影響が出てしまうおそれもあります。
社長交代の挨拶状は、新社長の就任後1週間以内に送ることがマナーとされています。
役員就任や役員交代の際の挨拶状は、先述しました、社長交代の場合と同じく取引先や取引のある金融機関などに対してしっかりと送るようにしましょう。
送付するタイミングは、正式に決定されてから1週間以内が適切です。
お中元やお歳暮を受け取った際には、相手に対してお礼の挨拶状を送るのがマナーです。
このようなお礼の挨拶状は、お中元やお歳暮を受け取ったらできるだけ早く、遅くとも3日以内には送付するように心がけましょう。
企業の周年記念などのような式典を開催する場合には、ご招待する相手に対して挨拶状を送りましょう。
式典の招待状は、相手からの出欠返信を求めることが多いため、遅くとも開催の1ヶ月前には相手の手元へと届くように送付しましょう。
次に、個人が一従業員として送付する場合どのようなタイミングで挨拶状を出すのかということについてご紹介します。
異動により、転勤や着任をした際には、これまでお世話になった取引先などに対して挨拶状を送るのがマナーです。
この場合の挨拶状は、一般的には転勤や着任をしてから1か月以内に送付するのが通例です。ただし、転勤の事実を転勤前に社外に公表していい場合には、可能な限り転勤をする前に送る方が良いでしょう。
退職をした際には、これまでお世話になった方々に対して挨拶状を送ると良いでしょう。
この場合の挨拶状を送るタイミングは、できれば退職する1ヶ月前くらいが望ましいといえます。ただし、なかには退職前に社外へ退職の事実を公表できないケースもあると思いますので、その場合には退職後1ヶ月以内を目安として送付すれば問題ありません。
挨拶状をビジネスシーンにおいて送る際の書き方のマナーについて「①基本編」「②本文編」「③宛名編」に分けてご紹介します。
挨拶状をビジネスシーンにおいて送る際、本文は縦書きでも横書きでもどちらでも構いません。ただし、日本においては縦書きの方がよりフォーマルであるとされています。そのことから、社長交代の挨拶状など特に会社にとって重要な場面や、送付先に年配の方が多いという場合には縦書きで書くことをおすすめします。
挨拶状はハガキのままで送付するケースもあれば、封筒に入れて送付する場合もあります。どちらもマナー違反ではありません。そのため、シーンに合わせて選ぶと良いでしょう。
挨拶状を封筒にれて送ることが望ましいとされているケースは以下の通りです。
■相手にフォーマルな印象を与えたい場合
→挨拶状を封筒に入れて送ることで、よりフォーマルな印象になります。したがって、会社設立の挨拶状など相手に対してよりフォーマルな印象を与えたいといった場合には、封筒に入れて送付することをおすすめします。
■同封物がある場合
→たとえば、周年記念の挨拶状などは、返信用ハガキや会場案内などの同封物があることが多くなっています。こうしたケースでは、封筒に入れて送ることになります。
挨拶状にはさまざまなものがありましたが、それぞれ送付するのに適切なタイミングがあります。送る時期を逃してしまえば、失礼になってしまうことも。そのため、それぞれの挨拶状の種類にしたがって、適切なタイミングをしっかりと確認してタイミングを逸しないように準備をしておきましょう。
ビジネスシーンにおいて、挨拶状を送る場合における本文の書き方に関するマナーをご紹介します。
挨拶状は基本的に頭語から書き始め、本文を結語で締めるのがマナーであるとされています。
■頭語
頭語とは、挨拶状などの文章の最初に記載する文言のことです。ビジネスシーンにおける挨拶状でよく使われている頭語は、以下のものが挙げられます。
■結語
結語とは、挨拶状の本文の最後に記載をする文言のことです。どの結語を使用するかどうは、先に使用をした頭語によって以下のようにセットとして既に決まっています。
頭語と結語の基本の組み合わせを覚えておくと良いでしょう。
頭語につづいて、時候の挨拶を記載します。時候の挨拶とは、その季節季節の表現を添えながら、相手の成功や健康、また幸せを願う文言のことです。
ビジネスシーンにおいて、主に使用される時候の挨拶の形式は以下の通りです。
上記の“〇〇”には、季節を表す表現が入ります。各季節の表現は、多くありますが代表的な表現は以下のようなものが挙げられます。
1月・・・初春（はつはるorしょしゅん）
2月・・・立春（りっしゅん）
3月・・・春暖（しゅんだん）
4月・・・陽春（ようしゅん）
5月・・・薫風（くんぷう）
6月・・・向暑（こうしょ）
7月・・・盛夏（せいか）
8月・・・残暑（ざんしょ）
9月・・・初秋（しょしゅう）
10月・・・秋涼（しゅうりょう）
11月・・・深秋（しんしゅう）
12月・・・師走（しわす）
この次に、相手が企業である場合には、「ご清栄（せいえい）」「ご盛栄（せいえい）」「ご隆昌（りゅうしょう）」「ご隆盛（りゅうせい）」など、相手の健康や発展、幸せを願う文言を記載するのが一般的です。
一方で、個人に挨拶状を送る場合には、これらの表現は使いません。個人宛に送る場合には、健康を意味する「ご健勝（けんしょう）」や、幸せに暮らすことを意味する「ご清祥（せいしょう）」などを使用するようにしましょう。
挨拶状を書く際には、基本的には句読点は使いません。というのも、句読点が文章を区切る役割を持っていることから、「縁を切る」などのようなマイナスな意味を連想させてしまうからです。また、句読点の歴史は浅く、当初は子どもが文章を読みやすいようにと使用されていたことから、挨拶状に使用すると相手を子ども扱いしていると捉えられる場合もあるようなので注意が必要です。
挨拶状では、改行をおこなった次の行の文章を1文字分下げてから書き始める段落落としは基本的には使いません。
挨拶状では、頭語と時候の挨拶を記載したあとに、「さて 私こと」「さて 私儀」などと記載をしてから本題に入るケースがたびたび見受けられます。
このような文言は、自分事で恐縮ですといった気持ちを表すために、用紙の端に記載するのが通例となっています。したがって、横書きの場合には用紙の右側のほうに、縦書きの場合には用紙の下側のほうに記載します。また、これらの文言は、他の文字よりも小さめのフォントで記載するようにしましょう。
ビジネスシーンにおいて挨拶状を送る際には、宛名の書き方にも注意すべきマナーがあります。
そもそも挨拶状は、誤字脱字がないように注意する必要があります。なかでも、宛名の誤記は大変失礼にあたりますので、特に注意しなければなりません。単純な誤字脱字以外にも、相手から受け取っている変更情報（相手の名字や役職、住所変更）が反映されているかどうかもしっかりと確認しておきましょう。
挨拶状を送る際には、適切な敬称を使用しましょう。挨拶状で主に使われる敬称は、「様」「御中」「先生」の3種類です。
それぞれの敬称は、次のように使い分けます。
■「様」→個人宛に挨拶状を送付する際に使用される、最も一般的な敬称。
■「御中」→企業や部署など団体宛に挨拶状を送付する際に使用される敬称。
■「先生」→恩師宛や弁護士などの士業に挨拶状を送付する際に「様」の代わりに使用される敬称。
なお、次のような使い方は誤りですので注意しましょう。
×役職名に様を付ける 例）●●部長様
×先生と様を併用する 例）▲▲先生様
×個人名の後に御中を付ける 例）□□御中
挨拶状の宛名は縦書きにしたほうが、よりフォーマルな印象になります。ただし、横書きにしたからといってマナー違反というわけではありません。
挨拶状は、ビジネスシーンにおいて相手への敬意や感謝の気持ちを表すのに重要なツールです。
挨拶状はビジネスシーンでは数多く存在します。適切なタイミングで適切な挨拶状を送ることは、ビジネスマナーとして重要なポイントです。
現在では、スマートフォンやインタネット環境が発達したことで、メールなどで済ませてしまうケースもあるかと思います。
ただ、内容が同じでも手間をかけ相手を思いやった挨拶状の方がより丁寧で、相手への敬意も込めることができます。
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