年報作成は、1年間の事業や研究の成果を記録し、関係者に報告するためのツールとして非常に重要となります。
年報作成の進め方のステップは…
①企画・構成
②データ収集・原稿作成
③デザイン・レイアウト
④校正・推敲
⑤印刷・製本
⑥納品・検品・配布

単に、業績や財務状況を伝えるだけでなく、企業の信頼性やブランドイメージ向上のため、スムーズな進行が必要不可欠です。
今回は、制作コスト削減のポイントについても解説します。

そもそも年報とは？

年報とは、企業や官公庁、学校や研究機関などの組織が、1年間の事業や活動内容、研究の成果、財務状況などを記録してまとめた報告書のことです。単に、事業の進捗状況を記録するだけでなく、今後の施策や将来の調査・研究における基礎資料として活用されます。年報は、株主や投資家、関係者に対して企業の透明性を高めるとともに、信頼を築くためには重要な資料となります。

【年報の主な種類と目的】

年報は、作成する組織によって目的や名称が異なります。

【企業の年報（アニュアルレポート）】

企業の年報は、株主や投資家向けに作成され、経営成績や財務状況、将来の成長戦略などを伝える目的があります。企業の年報は、企業の会計年度が終わった後に作成され、その1年間の活動や業績がまとめて報告されています。

【行政・自治体の年報】

各省庁や地方自治体の各部署、具体的に消防局や保健所などが、1年間の事業実績や統計データ、災害の実態などを記録・公開することで、透明性の確保と今後の施策に役立ちます。

【大学・研究機関の年報】

各学会や研究室がその年に発表した論文のリストや、研究・教育活動の成果を記録し、関係者に広く紹介するために発行されています。

【金融庁や財務省発行の年報】

金融庁や財務省などのような公的機関が発行する、統計をまとめたものは「統計年報」とも呼ばれます。

年報作成の進め方とは？

年報は、一般的に会計年度終了後の数か月間で準備されています。そのため、例年3月から6月ごろに完成し、株主総会などのイベントに合わせて発行されています。年報作成にあたっては、特に納期を守ることは必須です。したがって、年報作成担当者にとって、スケジュール管理は非常に重要となります。年報作成には、いくつかのステップがあり、スケジュール管理を適切に行うことが制作成功のカギと言えます。
ここでは、納期を厳守するためのスケジュールの立て方や各ステップのポイントについて見ていきましょう。
 

【①企画・構成：2週間】

まず初めに、年報の基本構成を考え、スケジュール管理表を作成します。また、どのような仕様を採用するか、ページ数や掲載内容、掲載順序をどのようにするかなど基本的な構成を決定します。年報作成メンバー内で、役割を明確化したうえでスケジュール表を作成しておくことで、進捗管理をスムーズに行えます。年報作成メンバーには、特定のスキルを持つ人を抜擢することで、作業効率が上がります。

【②データ収集・原稿作成：1～1.5か月】

このステップでは、各部門からの資料やデータを収集し、原稿作成を行います。各部門への執筆依頼の際には、執筆に必要な内容だけでなく、締め切りや文字数などについても明確に伝えておきましょう。また、執筆者が複数人いる場合には、誰に依頼したのかなども管理しておきましょう。

【③デザイン・レイアウト：2～2.5か月】

年報のデザインやレイアウトについて、デザイナーとの打ち合わせを行い、作成に取り掛かります。デザインの初稿が完成したら、社内チェックを行い、修正箇所や追加が必要か否かを判断します。このステップは、原稿の分量によっても異なります。製作期間が2～3週間で終わることもあれば、1か月以上かかるケースもあります。したがって、事前にデザイナーと詳細スケジュールを調整しておくようにしましょう。

【④校正・推敲：1～1.5か月】

デザイン・レイアウトが完成したら、内容の最終校正を行います。校正とは、誤字脱字の有無やレイアウトに不自然な個所がないかどうか、また内容に矛盾がないかチェックを行う作業のことです。校正は、必ず行う重要なステップです。一人が担当するのではなく、複数人で作業を行い、数値データや財務情報には最新の注意を払う必要があります。校正を効率的に行うために、以下の２段階で確認することをおすすめします。

【⑤印刷・製本：1〜2週間】

年報データが完成したら、印刷会社へ印刷の依頼を行います。年報のページ数や制作部数、発注時期によって異なりますが、一般的には納品までに1〜2週間程度要します。印刷を発注してから納品されるまでスムーズに進めるためには、以下のポイントを押さえましょう。

【年報の製本方法】

年報作成の際には、無線綴じや中綴じでの製本がおすすめです。
一般的に使われる仕様は以下のとおりです。
 
製本方法：無線綴じ・中綴じ
発注の多いサイズ：A4、B5
表紙に使われる用紙：色上特厚
本文に使われる用紙：上質70kg、上質55kg、再生紙70kg
 
無線綴じや中綴じに関する詳しい内容は、「無線綴じとは？中綴じとどう違うの？メリット・デメリットについてもご紹介！」をご覧ください。

【⑥納品・検品・配布：1週間】

依頼していた年報が、印刷会社から納品された場合、配布するまでに1週間ほどの余裕を持つと良いでしょう。この間に、品質の確認を行い、配布準備を進めます。万が一、記載ミスが見つかった場合でも、この期間に誤りを知らせる案内を準備したり、必要に応じて印刷しなおす、または訂正シール等での対応が可能となります。リスクに備えるためにも、この1週間をスケジュールに組み込んでおくことをおすすめします。

年報制作コスト削減のポイント

年報作成の際、少しでもコストを抑えたいという声は多くあります。ここでは、年報制作コスト削減のポイントについてお話します。

【社内で対応する】

年報作成は、社内で対応することで、コスト削減につながります。企業の規模や組織構造によっては、その作成の一部またはすべてを外部に委託することも可能です。しかしながら年報のデザイン制作は、外部に依頼せずとも社内で十分に対応することができます。ここでは、年報作成を社内で対応した場合のメリット・デメリットそして注意点についても解説します。

【社内対応のメリット】

年報のデザイン制作を社内で対応するメリットは以下のとおりです。

【社内対応のデメリット】

一方で年報を社内対応する際には、デメリットも生じます。

これまで年報を社内で作成したことがない場合には、ある一定の時間や労力が必要になるでしょう。しかしながら、一度年報制作の経験をしておくことで、ノウハウが蓄積され、次年度以降の制作作業が楽になる可能性があります。ただし、デザイン担当者に業務が集中しすぎてしまうことが懸念されるため、社内や部署内で業務の分担についてしっかりと確認し合うことが大切です。

【社内制作を成功させるためのポイントと注意点】

年報作成を社内対応で成功させるためには、以下のポイントを確認しておく必要があります。

【カラー印刷ページを抑える】

カラーページとモノクロページを明確に区分し、写真やグラフが多いページのみカラーにするなど、仕様の見直しをすることでコスト削減につながります。

【ページ数や印刷部数を抑える】

年報のページ数や発行部数を削減することも、コスト削減には必要です。

【サイズを変更する】

印刷サイズを変更するのも一つの手です。ただし、単にサイズを小さくすればコスト削減になるとは限りません。
というのも、A4サイズの用紙はA1を3回裁断したものであり、またB5サイズの用紙はB1を4回裁断したものです。サイズの違いによる用紙コストは多少異なるものの、裁断コストの面から見るとB5の方が高くなるのです。そのため、用紙サイズを変更して、コスト削減につなげるなら、A4からA5サイズや、B5からB6サイズのようにさらに半分のサイズにすることをおすすめします。
ただし、A4からA5、B5からB6に用紙を変更した場合、文字やレイアウト自体も調整する必要があります。また、コストが削減されても、読み手にとって読みづらい冊子では意味がありません。そのため、読みやすさも考慮したうえで検討することをおすすめします。
 
用紙サイズに関する詳しい内容は、「JIS規格とは？」をご覧ください。

【用紙の種類を変更する】

用紙の種類を変更することも、コストを抑えることになります。ただし、印刷する内容や目的によって適切な用紙選びのコツがあります。たとえば、写真やイラストを美しく見せたい場合はコート紙やマットコート紙、また文字メインの冊子なら上質紙など。年報の性質に合った用紙の種類を選択しましょう。
 
印刷用紙の種類に関する詳しい内容は、「印刷用紙の種類と選び方をご紹介！」をご覧ください。

【依頼する印刷会社を変更する】

少しでもコストを削減するために、見積金額が安い印刷会社に変更することも一つです。ただし、印刷会社が変わることで、次のような注意点があります。
 
【！印刷会社が変わると色味が変わる】
⇒オンデマンド印刷の場合、各印刷会社によって導入しているメーカーや機種が異なるため、色味に違いが生じることがあります。そのため、印刷会社を変更する場合には、色校正やサンプルを確認しましょう。
 
オンデマンド印刷に関する詳しい内容は、「オンデマンド印刷とは？オフセット印刷との違いについてもご紹介します！」をご覧ください。

まとめ

年報作成は、株主や投資家、関係者等に企業の業績や財務状況を伝えるだけではなく、企業の信頼性とブランド価値を高めるための重要な業務と言えます。年報作成にあたっては、こと納期を厳守することは必要不可欠です。社内制作を選択する場合には、適切なステップを踏みスケジュール管理を徹底させるようにしましょう。ただし、他業務との兼ね合いで社内制作が難しい場合には印刷会社に依頼するのも一つの手と言えるでしょう。

 
 
 
 
 
大倉印刷は、2024年には文京区で創業40年となりました。
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